Jaarplanning (deel 2)

Maak van je organisatie een succes met de jaarplanning (deel 2)

25-03-2021
Maak van je organisatie een succes met de jaarplanning (deel 2)

In de vorige blog hebben we je meegenomen in het belang van een jaarplanning. Met een aantal onmisbare tips en handvatten hebben we je laten zien dat gestructureerd en systematisch werken aan de hand van een jaarplanning niet hoeft te betekenen dat je niet kunt doen wat je het liefste doet: ondernemen. In tegendeel zelfs. Als we het hebben over kwaliteitsmanagement, dan is een jaarplan onmisbaar. Om je nóg beter te helpen bij de inzet van een jaarplan duiken we deze blog in de fases do en check.  

Je hebt een jaarplan, en nu?  

Als het goed is heb je jouw plan voor 2021 in grote lijnen uitgezet. Je weet hoe je aan de slag gaat met het optimaliseren van je bedrijf en het realiseren van je doelen. Je hebt acties in de tijd weggezet en dat geeft rust. Je kunt je nu volledig focussen. Richten op belangrijke zaken die vooruitgang creëren. Maar hoe zorg je ervoor dat je écht kunt gaan doen wat je moet doen? Hoe ga je flexibel en efficiënt over naar die uitvoerende fase, het doen, om daarna te belanden in de checkfase?   

Het realiseren van doelen of behoeften kan in de meeste organisaties opgesplitst worden in twee verschillende trajecten. Enerzijds heb je te maken met eisen die je van buitenaf zijn opgelegd, zoals het behouden van normeringen en certificeringen. Iets wat je nou eenmaal moet doen, zoals een risico-inventarisatie (ARBO) of penetratietest. Anderzijds heb je te maken met het feit dat uit je directiebeoordeling (planfase) een aantal verbeterpunten zijn gerold die je zelf belangrijk vindt. En we weten allemaal, verbeteren gaat bijna altijd samen met veranderen. En dat is lastig. Je hebt immers te maken met klanten, medewerkers en machines. We richten ons in deze blog voornamelijk op de volgende vraag: hoe ga jij ervoor zorgen dat je die verbeteringen succesvol gaat doorvoeren en daardoor je doelen gaat realiseren?  

Doe het met commitment  

In de fase waarin je actief aan de slag gaat met je bedrijfsdoelen (do) is het belangrijk allereerst te bepalen wat de projecten waarmee je verandering gaat realiseren moeten opleveren. Maar ook welke risico’s de specifieke verandering met zich meebrengt.  

Bij een certificeringsproces dat vaak aan de grondslag ligt van een interne verandering en verbetertraject wordt vaak gedacht dat je voldoet als je een vast stramien volgt. Maar dat stramien bepaal je zelf. Het gaat namelijk niet om procedures en onmogelijke bureaucratische documentatie. Durf te pionieren en leg resultaten en leerpunten vast. Door niet dat vaste stramien te volgen, te doen wat je graag doet en je processen vast te leggen zoals jij ziet dat het moet zal je zien dat je precies voldoet aan de vereisten van bijvoorbeeld een certificering. Je werkt met intrinsieke motivatie en commitment toe naar je einddoel. Op jouw eigen manier, mét plan, do, check en act in je achterhoofd.  

Van do naar check  

Van act, gaan we door naar de checkfase. In deze fase geef je antwoord op twee vragen.  

Vraag 1: is je veranderproces goed verlopen? Is alles gedaan wat je wilde doen? Heeft het proces ervoor gezorgd dat je niet meer tegen dezelfde problemen als voorheen aanloopt? Vraag 2: valideer of je het beoogde resultaat hebt bereikt. Ben je er beter van geworden? Of heb je nu gewoon alleen nog maar meer papierwerk gecreëerd?   

Gedurende het jaar heb je meerdere checks. Dat komt omdat je op verschillende niveaus te maken hebt met plan, do, check en act. We hebben het nu over het bedrijfsniveau. Maar ook afdelingen, projecten en processen hebben individueel te maken met deze fases. Uiteindelijk zie je deze systematische aanpak terugkomen in het gedrag van je mensen. En dat is waar het uiteindelijk om draait.  

Veranderen blijft mensenwerk  

Hoe graag je ook zou willen dat je organisatie groeit door veranderingen en dat deze veranderingen eenvoudig te realiseren zijn. De realiteit is weerbarstig. Je hebt namelijk altijd te maken met mensen. Mensen met de juiste persoonlijkheden, mensen met de juiste kennis en expertise en mensen met de juiste bevoegdheden.  

De drive om te willen veranderen moet in de eerste instantie in het management aanwezig zijn. Goed voorbeeld doet volgen. Als je vanuit jezelf en de passie die je voor je bedrijf hebt keuzes maakt, dan inspireer je daarmee de mensen om je heen. Aan de andere kant heb je natuurlijk te maken met het vinden van de juiste veranderstrategie voor jouw organisatie. Normeringen en certificeringstrajecten zijn dan een perfect hulpmiddel: je moet iedere keer beginnen met het vaststellen van een duidelijk beeld van jezelf en van je organisatie. Het omschrijven van de context. Daarna volgt de koers.  

Het is uiteindelijk aan het management om ervoor te zorgen dat interne veranderingen logisch zijn en dat er ruimte is voor medewerkers om in te kunnen denken wat de positieve gevolgen zijn van een verandering. Inlevingsvermogen hebben. Om dit proces voor jezelf als management of als medewerker te verbeteren, is het aan laten haken van een externe en specialistische partij. Een blik van buitenaf. Vos Advies kan dat spoor uitleggen: zo ga je die eindstreep halen. Met behulp of behoud van mensen, techniek en organisatie.